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オフィス家具レンタルと購入はどちらがお得?

2019年10月17日 オフィスデザイン

東京で賃貸オフィスを構える場合、まずは家具を含めた必要機材を購入する必要があります。
しかし、家具は特に購入費用がかかります。少しでも費用を抑えたいのであれば、さまざまなメリットを持つオフィス家具のレンタルを検討してみるという手段もあります。

オフィス家具を購入するメリットとデメリット

【メリット】
オフィス家具を購入する場合には、まずレイアウトを考え、自社のイメージに合ったものを見つけていくことが重要です。自社資産の一部として、加工して雰囲気を変えたりするのも自由です。その分の選択の幅が広がることは大きなメリットになるでしょう。新品として購入するため、耐久性を生かせるのも大きなポイントです。自分たちのものという意識も加わり、モチベーションアップも期待できます。

【デメリット】
購入するという点で、どうしても費用がかかります。費用の捻出は少なからず、経営に影響を与える要素です。自社の資産となるため、管理もしていかなければいけません。新品の場合すぐに壊れてしまうことはありませんが、できるだけいい状態を維持できるよう、定期的なメンテナンスが大切です。

オフィス家具レンタルのメリットとデメリット

オフィス家具のレンタル

東京の賃貸オフィスにもぴったりな選択に、オフィス家具をレンタルする方法があります。購入するのではなく、専門の会社から必要となる家具をレンタルして使う方法です。
下記のようなメリットとデメリットがありますが、メリットを上手く活用してレンタルしましょう。

【メリット】
レンタル費用はかかりますが、初期費用を抑えられます。あらかじめ利用する期間が決まっている場合には、その期間のみのレンタル料で、廃棄費用もかからず家具が使用できる点もメリットです。

レンタルであれば中途解約も可能であるため、社員数の増減がある場合、家具を増やしたい、減らしたいといったニーズにも対応できます。連絡を入れて、必要数の増減を伝えれば、そのまま手続きに入ってくれるので、新たに購入したり、廃棄処分にするといった段取りもいりません。

また、通常家具などの備品を購入した際には資産として貸借対照表において形状する必要がありますが、レンタルの場合は費用は経費として損金処理をすることが可能です。固定資産ではないため減価償却をする必要もなく、オフバランス処理が可能です。

【デメリット】
オフィス家具はレンタル会社の在庫の中から選択することになるため、中古品であることが多くなります。また、希望する商品が在庫にない、もしくは既にレンタルされていることもあるかもしれません。また、長期間レンタルする場合には購入費用と変わらない金額になってしまう可能性もあります。

また、自己資産ではないため、社内の雰囲気に合わせてカスタマイズしたりすることはできません。破損した場合には修繕費が必要になるケースもあるため、注意して使用する必要があります。

オフィス家具のレンタル会社を選ぶコツ

オフィス家具の利用

オフィス家具をレンタル利用する上で、レンタル会社を選ぶのにはいくつかポイントがあります。

①途中解約ができるか
まず、いつでも便利に活用できるように、途中解約ができるかどうか確認しましょう。途中解約できない条文があれば、契約終了まで同じように使わなければいけません。東京で賃貸オフィスを利用するときなどは、必要に応じてオフィスの大きさを変えたり、場所を移したりもできます。この手軽さを生かすためにも、レンタルも中途解約ができる会社を選ぶ方が良いでしょう。

②クリーニングされているか
レンタル会社が持つ資産であるオフィス家具を借りて利用することになるため、新品ではなく、中古の家具を利用しますが、きちんとクリーニングされているかどうかは大切です。古いものであっても、きれいにされているものなら、利用に問題はありません。そういった管理がされている会社を選ぶことが大切です。

③レンタル期間の延長ができるか
中途解約にもつながりますが、逆に延長できるかどうかも確認しておくといいでしょう。オフィスの契約を延長した場合、家具のレンタルの延長ができなければ、また最初から手続きが必要になります。せっかく減らした手間が増えるため、延長が簡単にできるかどうかは、重要な注目点です。

④レンタル契約かリース契約か
レンタルなのかリースなのかは、確実に見分けなければいけません。この二つは似ていますが、まったく別の方法です。リースのほうが契約期間は長くなりやすいのは、リース会社が新品を購入して貸与するためです。その分を償却するので、長い契約期間を必要とします。契約を切りたいときには、返却したうえで残金を一括で支払うなど、中途解約が原則出来ないような仕組みになっている点が重要です。書類上の処理に関しても、オンバランスとして、バランスシートに計上します。リース資産としての計上が必要となるため注意しましょう。レンタルの場合には、オフバランス処理ができます。

まとめ

オフィス家具を選ぶ場合には、自社にとって最もメリットがある方法について検討してみることが大切です。
それぞれメリットもデメリットもあるため、さまざまな観点から考えてより良い方法を選ぶべきと言えるでしょう。


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