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コロナ禍におけるテレワークの増加でも小規模オフィスを借りるメリット

2020年12月30日 オフィス移転
テレワークの増加

テレワークや時間差出勤など、コロナの感染リスクを下げながら働くというのが定着してきた今、オフィスの縮小を考えている企業も多いのではないでしょうか。働き方の変化によってオフィスの存在をどのようにするかは企業によって考え方はさまざまです。
小規模オフィスへの移転を行うメリットとともに、オフィス移転を成功につなげるポイントをご紹介します。

テレワークでもオフィスは必要か?

テレワークが増加し、これまでの大規模なオフィスは必要なくなったと考えている企業は増加傾向にあります。例えば、東京などの都心ではテレワークが主体となり、100名規模のオフィスに数名しか出勤しないという状況が続いていることなどから、小規模オフィスへ移る動きが加速しています。また、テレワークが浸透すればオフィスは不要という考え方もあります。しかし、自宅とオフィスなど働く場所を選べることによって、働き方に関するモチベーションが上がり、生産性が向上するといった調査結果が出ていることから、オフィスを構えておくこと自体に意味があると考えることもできるでしょう。

テレワークによって業務が滞りなく進行し、特に大きな問題を感じていないというような場合でもオフィスがあることによって得られるメリットも多くあります。企画の立案や会議などでは、webを通じてのコミュニケーションよりも、実際に顔を合わせて行った方がお互いに刺激されて相乗効果が生まれ、良い結果につながることがあるでしょう。そのためテレワークが主流となっても、社員同士のコミュニケーションの場として、小規模オフィスが求められる時代となるかもしれません。

これまでのオフィスの役割は、毎日固定の人が顔を合わせて仕事をするための場といったものでしたが、コミュニケーションのために必要なときにだけ集まるといった方向へ転換していくことが考えられます。

小規模オフィス移転を行うメリット

オフィス移転
小規模オフィスへ移ることによって得られる代表的なメリットには、以下のようなものがあります。

賃料・光熱費などの固定費のコストカット

まず最大のメリットは、賃料といった固定費の負担を大きく抑えられることです。これまでの賃貸オフィスよりも規模を縮小することによって、賃料や光熱費といった出費を削減できます。オフィスへ出勤する社員数が大幅に減って空席の状態が続いていても、電気代や空調費用はこれまでと同様に必要となります。そのため、出勤する人数に応じて適切な規模のオフィスに移転することで、無駄な経費をカットすることができます。
一方で、在宅勤務を行う社員にとっては、これまで出勤していた時間帯の電気代などの負担が増えることにつながります。そのため、小規模オフィスへの移転によって削減できた費用を、在宅勤務者への手当などに活用するといった方法もあります。無駄な出費を見直し、必要な経費としてうまく活用することで、社員のモチベーションアップにもつながるでしょう。

働き方の多様化につながる

社員全員がオフィスに集まる働き方を見直し、テレワークを推進することによって働く場所に縛られることがなくなります。そのため、通勤時間が不要となり、また出社せずに済むため何らかの理由によって自宅を長時間空けるのが難しかった方も働きやすい環境が得られます。このことにより、有能な人材の採用機会が増える可能性が広がります。

小規模オフィスへの移転を成功させるポイント

移転を成功させるポイント
コロナ禍における小規模オフィスへの移転を成功するため押さえておきたいポイントが3つあります。

コストパフォーマンスを見極める

賃料がカットできるとはいえ、オフィス移転の費用が必要となります。そのため、移転費用と移転後の削減効果を十分に加味したうえで物件を決定する必要があります。十分にな効果が得られないと判断した場合には、物件の見直しや移転そのものを考え直す必要もあるでしょう。

テレワークの定着化

オフィスを縮小して出社人数を制限することによって、テレワークを全社内に浸透させる必要があります。在宅になることによって社員間のコミュニケーションの場が少なくなったり、生産性の低下を招く恐れがあります。こうした事態を防ぐため、コミュニケーションツールの導入や業務の属人性の排除を行い、作業環境が変化しても滞りなく業務に従事できる環境や制度を整える必要があります。

今後を見据えた計画を

将来の事業展開や人材の採用予定に関しても移転の計画を考える段階で考慮しておかなければなりません。フレキシブルな動きにも対応できるようなオフィスを選ぶことが必要です。こうした点は、小規模オフィスであっても、通常のオフィス移転を行う時と変わりありません。
また、オフィスレイアウトを考える際にも、固定の席を設けないフリーレイアウト制を取り入れるなど、その日の勤務状況に応じて効率的に事務所面積を活用できる形とすることが使いやすいオフィスへの近道となります。

まとめ

コロナの終息が見えない状況が続きいています。アフターコロナを見据えた働き方の変化に対応できる体制づくりを目指し、今後のオフィスの在り方について見直してみませんか。


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