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オフィスの大問題。会議短縮の為に実践したい5つのルール!

2020年05月15日 ワークスタイル
会議に悩む人達

わかっていてもどうしても長引いてしまうビジネスの会議。その負の連鎖を断ち切る為には簡単なルールを決めることが重要です。

そもそも会議が長引く理由とは?

東京には数多くの会社が存在していて、各会社のオフィスでは日々さまざまなテーマで会議が行われています。その中で、短時間でスピーディーに議論し結論を出せている会社がどれだけあるでしょうか?会議が長引いてしまう理由を知れば、時間短縮のヒントが見えてきます。

【事前に目標を決めていない】
会議は、本来であれば議題について意見を交換し、最終的には何らかの結論を出すべきものです。しかし、定例会や報告会などで、定期的に決まったメンバーが決まった曜日・時間に集まるだけになると、目標がなく無意味な時間を過ごしがちです。

【時間内に結論を出そうとしない】
目標があったとしても、参加メンバー全員が時間内に結論を出そうという意識を持たなければ時間が長引きます。意見が出ない無言の時間や多くの資料に目を通すだけの時間が多いと、そこにいるメンバー全員の時間を無駄にしていることになります。その日に決定できず先延ばしになることもあり、そうなれば別の日に再度メンバーを集めなければなりません。

【そもそも必要性がない】
会議自体の必要性に疑問を抱いたことがある人もいるのではないでしょうか。報告を聞くだけ、あるいは結論がすでに決まっていて意見する余地がないなどの場合、参加する意味はほとんどないと考えられます。定期的にただ集まるだけの会議は、見直しの必要があるでしょう。

会議を短くする為に重要な考え方

活発化する会議

【会議はコストである】
一つひとつの会議には、事前準備と参加のために参加メンバー全員の時間が割かれます。つまり、人件費がかかっている、コストが発生すると考えましょう。人件費ばかりでなく、配布する紙の資料を印刷するためのインクや紙、会議室の照明やプロジェクターの作動にかかる電気代など、多くのコストが発生しています。この考え方を社内全体で共有し、コストカットを実現するために無駄な工程を減らすなど、個々人の工夫を促します。
会議自体も工程になるため、その必要性についても見直すことが重要です。東京のオフィスでも、無駄な会議を無くして大胆なコストカットに成功した会社はたくさんあります。

【会議の準備は日頃から始まっている】
時間を短縮するには、社員同士の日頃の報連相も大事です。日常業務の中でコミュニケーションを密にとっていると、誰がどのような事柄に問題意識を持っているのか、悩んで行き詰まっていると感じていることは何なのかを把握することができます。会議の場で意見を出し合う際に、それを知っているのといないのとでは議論の進め方・物事の伝え方が変わってきます。
また、上司と部下の間で日頃からコミュニケーションが取れていれば、部下が会議中に意見を言いづらいと感じることも無くなります。信頼関係を構築できるよう、アドバイスや相談がしやすい社内環境づくりを普段から心がけましょう。

会議を短くする5つのルール

笑顔で会議する人たち

【会議の目標を決める】
ゴールとなる目標が何なのか、あらかじめはっきりとメンバーに伝えておきます。目標は「このプロジェクトについて方針を決定する」「この議題についての意見を1人につき10個出す」といったように、具体的に決めます。

【目的以外の話題を出さない】
話がそれると、その分時間が長引いていきます。時間内で目標を達成するために、それ以外のことを話題に出さないように一人ひとりが心がけましょう。

【資料を事前に共有する】
会議についての資料を、前もってオフィスに貼り出したりメールで送信するなどして参加メンバーに共有しておけば、本番での話し合いがスムーズに進められます。資料には議題と目標を明記します。さらに、意見を考えておくなどのやっておいてほしい下準備があれば記載しましょう。あまりにも資料が多すぎると読む側の負担になりますので、必要最低限に絞ります。

【リーダー、進行役など役割分担を決めておく】
東京の会社では役割を決める工夫をしているところもあります。リーダーは意見が対立したときに中立な立場になって意見をまとめる、話がそれたら元に戻すなどの働きをします。タイムキーパーも決めておき、時間を計ります。進行役は、タイムキーパーと協力しながら出た意見をまとめるなど、時間内に結論が出るようにします。

【会議の時間を守る】
開始時間に遅刻する人がいると、それだけで他の参加メンバーの時間を無駄に消費することになります。メンバー同士で声を掛け合って会議室に向かうなど、時間通り始められるようにしましょう。遅れそうなときは早めに連絡を入れて、先に話し合いを始めてもらいます。

まとめ

簡単なルール決めをするだけで会議は短縮できます。最初は慣れずにぎこちない部分も出てきますが、何回か繰り返すうちにその効果を実感するはずです。


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