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東京の賃貸オフィスの新しい形。注目を集めるサテライトオフィス

2020年10月23日 ワークスタイル
サテライトオフィス

めまぐるしい社会の変化により、企業の在り方や働き方に多様性が求められるようになってきています。その中でも特に注目され選ばれているのが、サテライトオフィスの設立です。サテライトオフィスが選ばれている背景や理由、そして注意点などについて把握しておきましょう。

サテライトオフィスとは?注目されている理由は?

サテライトは英語で「衛星」を表しています。企業の本社や本拠地を惑星に例えると、その周囲にある衛星のような存在である遠隔拠点をサテライトオフィスと呼びます。支店や支社と混同されがちですが、支社よりもさらに小規模な営業所を指す場合が多く見受けられます。支社が業務を進めるにあたって必要な組織の機能を保持しているのに対し、サテライトオフィスは従業員のさまざまな働き方に対応するための最低限の機能を保持するにとどまります。しかし近年注目されるようになったのにはいくつかの理由があります。

働き方改革

政府の重要政策の一つでもある働き方改革において、労働力不足を解消するために働き手の増加や労働生産性の向上などが提唱され、各企業は手探り状態で方向性を模索してきました。特に長時間労働の是正や柔軟な働き方ができる環境づくりは大きな課題で、これまで一般的とされてきた労働形態を見直す必要が生じてきました。
そこで、本社から離れた場所に賃貸オフィスなどの主要拠点を開設して、フレキシブルなスタイルで従業員が働きやすくなる環境を整えようという動きが現れはじめました。

新型コロナウイルス

さらに新型コロナウイルスの影響を受け、従来のように本社にすべての従業員が集まるのではなく、オフィスを増やして人が密集する状態を避けようという考える企業が増えてきました。
リモートワークやテレワークだけでは進めにくい業務もありますので、人員を分散させて仕事ができるサテライトオフィスは現在の状況にうってつけで、開設を検討している企業は少なくありません。

時代に合致するサテライトオフィスのメリット

サテライトオフィスの設置は働き方改革に結びつくので、導入することによって時流に乗っている企業としてイメージアップにもつながります。設置に伴い得られるメリットを紹介するため、これから開設したいと考えているならばぜひ参考にしてみてください。

通勤時間の削減や時間の効率化

通勤時のラッシュ
例えば、交通手段の利便性の高い東京都心部の賃貸オフィスを営業活動の拠点とするならば、外回りをしている営業員がわざわざ本社に戻らなくても済むようになります。すると、職場への移動時間の短縮や残業時間の削減が可能です。
また、取引先に出向く際にも迅速に対応しやすくなり、効率よく業務を進めていけます。

生産性の向上とワークライフバランスの実現

従業員の中には、本社よりも通勤時間が削減される人も出てきます。それにより通勤への負担が軽くなり、より働きやすい環境となります。
現代は年齢を問わず、プライベートタイムを充実させたいと考える人が増えてきています。従業員が気持ち良く働けると感じれば、業務に対する士気も高まり、自ずから生産性も向上していきます。

コストの削減

業務を行う上で最低限の機能があれば済むので、支店や支社の設立に比べるとかなり低予算で開設できます。営業などの際の移動時間が削減されると同時に交通費も減らせます。
さらに移動時間の短縮は、帰社後の残業代の削減にもつながります。

育児や介護による離職防止

少子高齢化や核家族化が進む中、男女を問わず育児や介護などと仕事を両立させなければならない人が少なくありません。
小規模な事業所だからこそできるワークスタイルを確立することによって、多様な働き方の実現が可能となり、家庭の事情で離職せざるを得ない従業員も無理なく働ける職場を目指せます。

ここに注意!サテライトオフィスで気をつけること

リモート会議
一見良いこと尽くしに思われるサテライトオフィスですが、注意すべき点もいくつかあります。対応策をきちんとしたうえで活用すれば、本社以外の場所に拠点を設立することは会社にとって大きな強みにもなるため、前向きに捉えましょう。

コミュニケーション

電話やメールに加えて、現在ではチャットやSNSなど多種多様なコミュニケーションツールが存在します。それでも直接顔を合わせて会話するのに比べ、雰囲気が伝わりにくいなどの弊害が生じる恐れがあります。そのため、些細なすれ違いからの伝達ミスなどが発生しないよう、こまめに連絡を取り合ったり、分かりやすく丁寧に説明したりするという姿勢が大切になります。
特にまだ業務に慣れていない従業員に対しては、孤立してしまうことのないよう万全のフォロー対策を考えておきましょう。ちょっとした世間話や食事会のお誘いなど、業務以外の話で盛り上がることによって一体感を深めていくのも方法の一つです。

セキュリティー

遠隔拠点とのやり取りで心配なのが、情報漏洩の危険性です。東京をはじめとする都市部では賃貸オフィスにもいくつかのタイプがありますが、特に共用型の場合はPCの画面を見られてしまったり、電話の際に内容を聞かれてしまったりするという事態を引き起こしかねません。
共用型ではなくても、本社の目が常に行き届いている状態ではないので、PCやモバイル端末のセキュリティー管理には常に目を光らせておく必要があります。本社から離れた場所で業務を行う以上は強い責任感を持たなければならないということを理解させるために、社員教育の徹底は必須となります。

まとめ

便利なWEBサービスが次々と登場して業務やコミュニケーションの円滑化が進められていることを加味すると、サテライトオフィスの設立は時代のニーズに則していると言っても過言ではありません。東京近辺では、すでにいくつもの企業が働き方改革やアフターコロナ対策として取り入れています。社会情勢や従業員のライフスタイルを考慮しながら、選択肢の一つとして検討してみてはいかがでしょうか。


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