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必見!ビデオ会議でオフィスの働き方改革

2020年04月02日 ワークスタイル
ビデオ会議のメリットとは?

東京をはじめ日本全体で今、働き方改革が推し進められています。時間を有効に用いるために注目されているのが、WEBを使ったビデオ会議です。単純に会議の場がWEB上に移るだけではなく、その導入によって多方面のオフィスにありがちな問題が解決でき、社員にとっても多くのメリットがあります。 東京の賃貸オフィスで、ビデオ会議を行う前に検討すべきポイントを考えてみましょう。

仕事効率UP!ビデオ会議のメリットとは?

東京の賃貸オフィスで、ビデオ会議を導入しているところは増えているのではないでしょうか。インターネットがつながるならどこでも、手軽に始めることができます。導入を検討しているなら、今までの会議と比べてどんなメリットがあるか考えてみることが大切です。

こんなにある!ビデオ会議のメリット

・遠距離にいる相手と気軽にコミュニケーションできる
何と言っても時間短縮ができるという点は大きなメリットです。会議のためだけに出張していた会社なら、往復の交通費や移動にかかる宿泊費が不要になります。時間を合わせれば、海外や国内の支店とでも、気軽に素早く意志を通わせることが可能です。

・資料の準備が簡単で、資料や画面を共有できる
従来の会議なら、資料を印刷し配布することが一般的でした。ビデオ会議なら、使用するアプリによりますが資料共有機能などを利用し、印刷せずに資料を共有できます。数字の修正や文字の訂正も簡単で、画面上で作業が終わります。会議を進めながら入力して議事録を同時に作成することもでき、コストと無駄な時間の両方を削減できます。

・意思決定のスピードが上がる
遠隔地に工場や支店があっても、すぐに集まって重要な問題を話し合えるので、ビデオ会議によって問題を素早く解決できます。今まで電話、ファックス、メールなどでやりとりしていた内容を顔を合わせて話すことにより、スピーディーに決定できるようになるでしょう。

少し気になるビデオ会議のデメリット

実はビデオ会議にもデメリットが

東京の賃貸オフィスで、ビデオ会議を行う際、先に考えておかなければならない点もあります。

導入の前にチェックしておきたい内容

・音声トラブルが発生する場合もある
東京に本社があり、地方に支店があるという場合、双方のインターネット環境をチェックしておきましょう。肝心なところが音声トラブルで聞けなかったり、途中で切れてしまったりするのを防ぐためです。お互いが同じアプリをダウンロードし、使い方を学んでおくことが大切です。ビデオ会議をつなぐときには、周囲の雑音がなるべく入らないようにしておくと、音声を聞き取りやすくなります。

・大人数の会議には向かない
会議に参加する人数が多すぎると、声が聞こえにくかったり、画像が小さすぎて見づらいという事象が発生します。顔がはっきり見えて、声が聞き取りやすいようにテストを行ったり、マイクのハウリングが起こらないように工夫をする必要があります。部署ごとの会議や、担当者数人が集まって意見を交換するなど、少人数の会議に向いています。

・相手の雰囲気を察知しづらい
画面ごしにコミュニケーションを行うため、表情の細かな部分や雰囲気などは見えにくいことがあります。大事な商談や人事に関わる最終面接などは、やはり直接会って行う、という会社も少なくありません。

ビデオ会議が解決するオフィスの問題

ビデオ会議で働き方のボトルネック解決

東京の賃貸オフィスでビデオ会議を行うと、現在抱えているいろいろな問題を少しでも解消できる可能性があります。 例えば、通勤や出張費の削減です。様々な経費の削減をしたいと思っているなら、WEBの有効活用によってオフィスで定期的に発生する交通費をカットできます。

また、有能なスタッフで子育てや介護の必要があり、退職や休職をしなければならなかった人も、離職を防ぐことができます。子供が熱を出してしまったときに、ビデオ会議を利用すれば、臨機応変にテレワークに切り替えることが可能です。

仕事との両立、ひいては働き方改革にもつながっていき、より多くのスタッフの働き方が柔軟になります。 東京から離れている遠隔地で、優秀な求職者を募集したいと思っている会社では、WEB面接という方法を採用できます。スピーディーに人材確保が行えるようになり、グローバル化を推進できる一助となるでしょう。

まとめ

オフィスが抱える多くの問題を解決するビデオ会議のポイントを紹介しました。デメリットも存在しますが、それを上回るだけのメリットが存在します。 例えばオフィスで発生する印刷量が減るので、エコにもつながり、会社の利益に貢献できます。雑務の時間とコストを減らせば、その分企業にとってより重要な内容へ力を注ぐことが可能です。

ビデオ会議を導入する際には、使用するアプリやインターネットの接続テストをしっかり行い、理解したうえで使用を開始しましょう。ビデオ会議の特長を活かせると、社員の幸せや効率の良いワークスタイルを実現することもできるようになります。


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