賃貸オフィスの移転で失敗しないための方法は?計画性が重要

賃貸オフィスの移転で失敗しないための方法は?計画性が重要

オフィス移転の計画

人が増えたから、という理由だけで移転を考えてはいませんか?
東京の企業は特にビジネスチャンスも多く、事業が波に乗ると、備品の追加や人員の増加などが理由でオフィスが手狭になることもあり得ます。しかし、これだけで移転を決定してしまうと、すぐに次の移転先を探す必要が出てくるなど、移転を失敗させてしまうことがあります。

賃貸オフィスを移転することは他人事ではありません。
オフィスの移転を失敗させないため、事前にしっかりと計画を立てることが大切です。

オフィスを移転する際の流れ

オフィスの移転は単に引っ越し作業を行うだけではありません。決めなければならないことは複数あるため、簡単な流れを確認してみましょう。

オフィス移転の流れ
・現在契約しているオフィスの契約内容を確認する
移転を考えたときに真っ先に行う必要があるのは、現在の賃貸オフィスで契約がどうなっているかを確認することです。事業所の場合、解約予告期間は3ヶ月から6ヶ月程度で設定されていることが多くなります。
例えば解約予告期間が6ヶ月となっている場合には、退居予定日の6か月前にはオーナーに退居する旨を伝える必要があります。移転先が決まり次第則退居、というわけにはいかないため注意しましょう。

・新しい賃貸オフィスを探す
同時並行して進める必要があるのが、移転先の賃貸オフィス探しです。

・新しい賃貸オフィスのレイアウトなどを決める
移転先が決まったら続いてレイアウトを考えます。動線なども踏まえたうえで効率的に業務を行えるレイアウトを決定し、必要な工事があれば業者へは早めに相談することが重要です。

・移転の諸手続き(電話回線・郵便物・関係各所への連絡や届け出など)
電話やインターネット回線、郵便物の住所変更など、必要な手続きは複数あります。廃棄が必要な備品がある際には処分手続きも行います。税務署、法務局、社会保険事務所といった官庁への手続きも必要です。
また、取引先への移転挨拶状の作成などもきちんと準備しましょう。

・引っ越し作業
作業自体は引っ越し業者に任せることが出来ますが、新旧オフィスの鍵の管理などが必要なため必ず人員を配置します。引っ越し作業後の荷ほどきなども考え、新オフィスへの人員を多くしておくことがおすすめです。

このように、オフィス移転には様々な作業を行います。慎重に検討を重ねたうえで決定する必要があるのです。

移転を決める前に確認!オフィス移転を失敗させないためのポイント

オフィス移転の確認事項

では、具体的にはどのように検討していけば良いのでしょうか。その移転が本当に必要なのか、詳しく考えていきましょう。

①オフィスの現状を確認する
移転は簡単なものではありません。現在のオフィスがどのような状態なのか、なぜ移転を考えているのか、理由をはっきりさせましょう。

②数年後のビジョンを立てる
会社を維持するためには、企業戦略や成長戦略の立案は欠かせません。今後どのように事業を展開していくか計画を立て、どういった設備が必要なのか、何名ほどの人材が必要なのかをはっきりさせます。この時ポイントになるのはすぐ先の未来ではなく、5年後など中長期的な計画を立てることです。

③現状とビジョンをすり合わせる
現状とビジョンを把握したら、それらをすり合わせていきます。現状2名分の座席が不足している、といった場合に、では2名が利用できるスペースがある賃貸オフィスへ移転すれば良いのかというと、そうではありません。
ビジョンで必要と考えられる設備や人員と比較し、現在のオフィスでは何が不足しているのかを確認し、その不足分を補うためにはどのような移転が必要なのか考えていきましょう。
ただし、不足がある場合には移転を進める必要性がありますが、工夫をすれば現在のオフィスでも問題ないという場合には、「移転しない」という決断をすることも大切です。一部を移転するという選択肢も含めて計画を立てることが重要です。

④移転のシミュレーションを行う
移転をすることが決定した際に次に行うことは現オフィスの契約内容を確認すること、移転先の賃貸オフィスを探すことです。
ある程度物件を絞り込んだ段階で、どの賃貸オフィスを選択するかを決定するための判断材料として、費用のシミュレーションを行いましょう。

・イニシャル費用
内装工事にかかる費用です。この賃貸オフィスであればこの程度、という費用を見積もります。

・ランニング費用
月々の賃料、共益費、水道光熱費にかかる費用です。毎月の支出単位でみたときに、いくらまでなら支払いができるのかをきちんと確認します。

引っ越費用も含め、移転にかかる費用、移転後にかかる費用をきちんとシミュレーションしたうえで適したオフィスを選びましょう。

移転が決まったあとに気を付けたい。失敗を防ぐポイント

オフィスの移転

移転が決定したあとも、注意しておきたいポイントはいくつかあります。

・移転には余裕を持ったスケジュールを立てる
急な移転が解約予告期間に反していたとき、違約金が発生する可能性があります。新しいオフィスの空き状況にも関わってくるため、計画性を持ったスケジュールを立てましょう。

・内装の計画をきちんと立てる
業務の効率性はもちろん、セキュリティの面などもふまえてオフィスのレイアウトを考える必要があります。費用を節約し過ぎず、必要な内装工事はきちんと行いましょう。

・工事期間を見積もっておく
内装が決まれば工事に取り掛かりますが、工事にも時間がかかります。大がかりになるとその分日数が必要なため、業務を始められる日はいつかといった点も確認が必要です。

急な計画は失敗のリスクを高めてしまいます。計画性を持って対応し、リスクを抑えたいものです。

まとめ

もしもオフィス選びに失敗してしまうと、何度も移転を繰り返すことになってしまう可能性もあります。
東京近郊はオフィスが多くこだわらなければすぐに次の物件を探すこともできますが、その分移転費用がかかるなどのデメリットも考えられます。東京都内のオフィス街への移転を考えているのであればなおさらです。

移転する際には会社としての方向性なども踏まえて移転計画を立てるようにしましょう。

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