フリーアドレスオフィスのメリット・デメリット

フリーアドレスオフィスのメリット・デメリット

フリーアドレスのオフィス

フリーアドレスは、これまでのレイアウトとは異なり、垣根をなくして自由な発想が生まれるようにしながら、オフィス空間を効率化していく方法です。
近年多くの企業で採用されつつありますが、その理由には一体どのようなものがあるのでしょうか。

フリーアドレスのメリット

オフィスでのフリーアドレスとは、これまでのように席を決めて仕事をするのではなく、これまでの固定概念に捉われず自由に作業場所を選択してくスタイルです。フリーアドレスを採用することによって得られるメリットを確認してみましょう。

コミュニケーションの活性化
部署ごとに分かれていたような席ではなく、自由に選択できるため、さまざまな横のつながりができやすくなるメリットがあり、コミュニケーションを活性化させることができます。これまでにはなかった新たな発想を生み出すためにはさまざまな会話からのコミュニケーションが必要ですが、社員同士の接点も多くなります。コミュニケーションを通じて新たなアイデアなどが生み出されることが期待でき、生産性の向上を狙うことができます。

オフィススペースの削減
自由に場所を使うため、不必要なスペースを必要としません。たとえば、外回りの多くなる部署では、日中は人がほとんどおらず、使っていないスペースが生まれてきます。
フリーアドレスの場合空いている席を自由に使用でき、実質必要となるスペースのみ確保すればよいため、このようなスペースを削減することができます。

レイアウト変更が容易
通常のオフィスレイアウトの場合、レイアウトを変更するときはまず、それぞれのデスクの位置を決める必要がありました。しかし、フリーアドレスにすると、それぞれが効率のいい場所を考えて座るため、レイアウト変更に縛りがなくなります。
荷物と共に大きな移動をする手間がなくなるため、変更時の手間や時間を削減することにもつながります。東京の賃貸オフィスのようにスペースが限られる可能性が高い場合においては、特に有効性が高まるでしょう。

フリーアドレスのデメリット

フリーアドレスのデメリット

オフィスをフリーアドレスはメリットの多い方法ですが、どんな企業でも適応しているわけではありません。デメリットもあるため、自社にとってどのような影響が発生するかも検討する必要があります。

集中力の低下
人によっては、自分のデスクではなくなることで、集中力がそがれてしまうこともあります。いつも使っている場所ではありませんし、基本としてオープンなスペースを使うため、聞きたい会話だけではなく、雑音も多くなるでしょう。作業内容によって選ぶ場所を考えるなどの配慮が必要です。

居場所がわからない
フリーだからこそ、どこに座っていいのか、使う場所に迷ったり、使っていい場所の判断が難しくなったりする状況もあります。社員がどこにいるかを確認できなかったり、固定の席ではないため書類等を手渡しでないと渡せなかったりといった可能性もでてきます。
きちんと制度化ができていなければ、逆に仕事が非効率になってしまう恐れがあるのです。

帰属意識の低下
所属部署などの垣根をなくし、自由な接点を作るというメリットはありますが、自分の部署に対する帰属意識が低下するという問題も発生します。自分の席がなかったり、自分の荷物が置けなかったりすることも原因になりうるので、対策を考えた方がいいでしょう。

デメリットを解消する方法

フリーアドレスについて考える

東京の賃貸オフィスを利用しているときでも同じですが、フリーアドレスのデメリットを解消できる可能性を探っていかなければいけません。有効性の高い方法だからこそ、対策が重要です。

集中力低下への対策
集中力が阻害されやすいのであれば、専用のスペースを作る方法があります。オープンな環境ではなく、必要なときには集中できるスペースを作れば問題ありません。小さな個室を用意して、利用できるようにするといいでしょう。公開できないような情報に接触する場合にも、こうした個室は有効に働きます。

居場所がわからないへの対策
座る場所に迷うのであれば、女性や男性などの大枠で座るスペースを指定しておくという方法も有効です。曜日ごとに部署ごとで座る日や、担当内容によって座る日など、ある程度決めて貼りだしておくと、どこにいるのかの目安をつけやすくなります。また、書類などを受け渡すことが多い場合には、専用のロッカーや書類ケースを設けておくことも有効です。

帰属意識の低下への対策
帰属意識が下がってしまうことが考えられる場合には、専用のロッカーを作る方法が有効です。自分の名前が入っているだけでも、企業に属しているという感覚になるため、帰属意識を高めることに繋がります。また、荷物の保管場所を考えなければいけないという問題も解決します。

フリーアドレスは企業にとっても大きな変革であるため、意識的な部分にまで浸透するまでには時間がかかります。組織運営にも大きな影響を与えるため、できるだけ早く浸透するように、状況に合った方策を練るのが大切です。

まとめ

フリーアドレスは、企業によって向き不向きが出てきます。自社の業種の内容によって、利用したときにどのような価値があるのかを判断しなければなりません。
自社で導入した際のメリットがデメリットを上回るのか、もしくは対策ができるのか考えたうえで導入することで、東京の賃貸オフィスのような限られたスペースでも効率化が望めるでしょう。

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