オフィスのセキュリティ対策について

オフィスのセキュリティ対策について

オフィスのセキュリティ

現在、企業はより良いサービスを提供するだけでなく、様々なコンプライアンスを遵守しなければ企業信用度を維持することができない厳しい時代となりました。

その一環として、財産や情報の機密性保持を目的としたセキュリティの充実も大きな課題です。特に東京にも多く存在する賃貸オフィスに至っては、入居前から十分に考慮すべき事項になります。

重要なことは機密性強化の意義をよく理解する点の他に、それらをどのような形でオフィスに導入するかという点です。ここではセキュリティ全般について詳しく見ていきます。

なぜセキュリティが必要なのか

賃貸オフィスでのセキュリティ充実の意義は理解していても、その必要性についてはまだまだ理解されていない企業が少なからず存在します。機密性の強化なしには将来的な企業発展は見込めなくなり、早急な充実が必要です。ここではその要因を3つのパターンに分けて説明します。

人的リスク要因
社員の安全性に関わるものを人的リスク要因といいます。企業内での放火や立てこもりといった事件は過去にもあります。大人数が出入りする規模の大きな企業や工場では、不法侵入者に気づきにくいです。少人数のオフィスでも夜遅くまで仕事をしていると不安を感じる社員もいます。最悪の場合社員の命に関わるため、安全対策はは大切です。

物的リスク要因
また、企業の経営資源に最も根幹に関わるものが、物的財産への脅威と言えるでしょう。金融機関のみならず、企業内には巨額の流動資産が保管されていることも多く、部外者訪問管理は以前以上に徹底しなければなりません。

社内に金庫を設置している会社もあります。金庫は燃えにくく火災に強いですが、そのまま持っていかれる恐れもあります。セキュリティが弱いと金庫泥棒も入りやすくなります。

情報リスク要因
さらに、最近は知的財産などの情報に対する脅威も押さえなければなりません。データや重要書類、パスワードが盗まれると情報漏えいします。この情報に関する脅威は、国内だけでなく国外からも受けることが多く、その時点で万全だと思われる対策を取っていたとしても、すぐにそれ以上の脅威に襲われることもあります。

パソコンの画面上でデータを消去したと思っても、特殊な機械を使えばデータをバックアップすることができます。大切なデータやパスワードを守るために、常に対策をアップデートしなければならないのです。

セキュリティを強化する方法とは

オフィスの監視カメラ

東京の賃貸オフィスにおいてセキュリティ強化をするにはいくつかの方法がありますが、大きく分けて2つに分類されます。これらは基本的に2つとも併用することで効果が高まります。

専門会社に守ってもらう
まずは専門会社を活用する方法ですが、賃貸オフィスのビルによってはすでに監視カメラが各階に備えてあることも多く、警備員によって監視されている場合もあります。また緊急時にボタンを押せば警備スタッフが駆けつけてくれるサービスもあります。警備スタッフが巡回し適切に警察や消防署へ連絡してくれるのが特徴です。セキュリティ会社のコールセンターや警備スタッフは24時間365日稼働している場合が多いです。

オフイス内で対策を行う
次に各企業オフィス内の強化ですが、社内を守るためのドアをつけるのも一つの手段です。入口のオートロックやICカードによる開閉システムを導入する企業が増えてきています。パスワードを入力するタイプのドアは、ICカードを作成しなくて済みますが、パスワードを部外者に知られた場合は侵入されます。ICカード式のドアは、誰が出入りしたかがデータで管理できます。

セキュリティ対策をするメリット
専門会社による管理とオフィス内での工夫は、可能であればどちらも導入した方がよいでしょう。対策をすることは、社内への侵入リスクを減らし、リスク回避へとつながります。とくに個人情報の漏えいは近年増加傾向にあります。何かが起こってからでは遅く、早めの対策で最小限のリスクに抑えましょう。

オフィス内にも工夫を施したい

オフィスのパーテーション

賃貸オフィスに求められる機密性は、入居してから構築するというよりも入居前に事前にレイアウトを設計するのが一般的です。執務室を守り情報漏えいを未然に防ぎましょう。その際に、特に気を付けたい3つのポイントについて解説して行きます。

執務室を見せない重要性
外部の人間が容易に見渡せる執務室は要注意です。執務室には守秘義務の高いデータや会話があるからです。来客が作業中の社員のパソコンを覗けば重要データが盗まれる、何気ない社員同士の会話で社外秘情報が漏れ出る場合があります。デスクの上の書類を持ち出される危険性も伴います。そのため来客には、執務室を見せないようにすることが大切です。

来客スペースを設ける
オフィスには来客スペースを設置するとよいでしょう。執務室に部外者を侵入させないメリットがあります。そのため来客スペースは受付に近く、執務室より遠い位置へ設置するのが好ましいです。

来客スペースには自動録画ができるカメラを設置してもよいでしょう。録画されたデータはHDDに記録され、別室のモニターで確認することができます。

パーテーションで執務室を隔離する
来客室を設けられない場合は、執務室の一部をパーテーションで区切る方法もあります。

軽量な物だと簡単に設置しやすく、急な来客にも対応しやすいです。パーテーションがあれば簡易的なミーティングルームも作れ、限られたスペースを有効利用できます。

まとめ

東京エリアを問わず、企業の命とも言える重要情報・書類などの流出の多くが、事故によるものではなく人為的に起こるものとされています。

オフィスの確実な機密は業者の活用だけでなく、内部からの管理の徹底をスタッフから実践しなければ達成されません。

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