オフィス契約で知らないと損するポイント

オフィス契約で知らないと損するポイント

疑問を整理することが先

はじめてオフィス何をどうすればよいのかわからない。オフィス選びに失敗したくない、手順がわからない、経験がない、イメージできない、そんな全ての疑問をスッキリ解消させてオフィス選びを成功させるための3つのポイント。

1.疑問を整理する

2.計画表をつくる

3.オフィス契約で必要なものを確認

理想的なオフィスと出会うコツ

理想的なオフィスと出会うコツは希望や条件を明確にすること。希望や条件を明確化することで疑問点が整理でき計画が立てやすくなる。その為に項目ごとに希望条件を整理してみよう。

① 立地条件

②デザイン・レイアウト・設備

③予算

④契約

項目ごとに疑問を整理すると良い①の立地条件は、希望のエリアや最寄り駅などが、どこが良いかが解らないが疑問で混乱している場合がある。②のデザイン・レイアウト・設備は、そもそも知識も経験も無い場合が多いのでデザイン・レイアウト・設備は、考えても混乱するので、プロに相談すると良い。③の予算は、事業規模に見合った予算となる。④の契約は、大事な点なので、この記事の最後にも記載するが、曖昧な表現や矛盾点があってはいけない。オフィス契約は契約書で書かれていることが全てなので、トラブルを避けるために不明な点が無いようにしよう。

オフィス契約で必要な書類一覧

計画表をつくりプロジェクト管理ができれば自分は仕事に専念できる。でも、その前に契約に必要な書類を確認しよう。

①代表者の印鑑証明書

②会社の登記簿謄本

③会社の印鑑証明書

④会社概要

⑤他に、書類を求められる場合もある

①~④までは、必ず必要になり3ヶ月以内のものを求められるため、タイミングに注意。法人の書類請求は、法務局に請求するのだが、窓口で申請するよりもインターネットを利用したオンライン請求が便利。登記事項全部証明書の請求は窓口だと600円かかるがオンラインだと500円自宅や会社に郵送してくれるので忙しい人は、オンライン請求が便利。連帯保証人は、代表者本人で良い場合が多いが、別人を求められる場合もある。良心的な会社と納得できる契約を終結することが大事なので、求められていることに違和感を感じた場合は、理由を説明してもらうようにする。契約書の内容だけは、妥協しないこと。また、契約内容の理解が不十分であったり、返却時の条件を見落としていると解約時にトラブルになる。返却するときの原状回復の条件は、特に注意が必要。契約書の確認のポイントは「5W2H」でチェック。

契約内容のチェックのポイント

①誰が・・・・誰と誰の契約

②なぜ・・・・契約の目的

③なにを・・・・契約の内容

④いつ・・・・契約期間

⑤どこで・・・・契約の対象となる場所

⑥どうやって・・・・どうやって誰が判断する

⑦幾らで・・・・そのときは幾ら金額が発生する

計画書が大事

日付の入った計画表をつくり、表の縦軸にはやることを記入。横軸には日付を付ける。縦軸と横軸がクロスする表のマスには、担当者や業者を記入し作業工程表を作成する。つまり、プロジェクト管理をするための表を一枚作成し、社内に共有できるようにすることが重要。オフィスの移転や新規オフィスのオープンは、社内と外部の業者が連携で行うことになり、ライフラインの開通や設備の導入などのタイミングがずれないようにスケジュール管理や進捗を確認できる計画表を作成する。外部業者が、タイミングを合わせられるように外部業者と共有する表が別にあると更に良い。オフィス移転や新規のオフィス開業は、規模の大小に関わらず工程表をつくり更にプロジェクトの責任者と各セッションの担当者を明確にしておくこと。作成した計画表を社内で共有することで、全社員がプロジェクトをフォローできるようになり外部業者との連携やタイミングも円滑となる。

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