オフィス移転は、時間と費用がかかる大きなイベントであり、その会社や働く人に大きな影響を与えます。
だからこそ、オフィスの移転については慎重に進めなければなりません。
こちらの記事では、オフィス移転することのメリットとデメリットを分かりやすくまとめていますので、オフィス移転を考える際の判断材料にしていただけると幸いです。
目次
オフィス移転のメリット
まずはメリットから見ていきましょう。オフィスの環境が変わることで、様々な恩恵を受けることができます。
業務の効率化・生産性の向上
そもそもオフィスを移転をする目的というのは、現在のオフィスが抱えている課題や問題点を解決するため、がほとんどだと思われます。
「他部署まで行くのが少し面倒」「この壁がなければもっと連携が取りやすいのに」「会議室が少なすぎる」「使わなくなった無駄なスペースが多くあるのに、人員が増えて作業スペースが狭くなっている」
このような問題を解決できるオフィスに移転することで、業務の効率化・生産性の向上につなげることができます。
「移転すれば必ずそうなる」というわけではなく、現在の課題や問題点を明確にして、それを解決できるようなオフィス移転を計画しましょう。
社員のモチベーション向上
職場環境は、社員のモチベーションにも影響を与えます。
単に、新しくきれいな環境で働けるというだけで、それは新しい刺激となり、モチベーションは上がるでしょう。
それに加えて、社員のニーズを汲み取ったオフィスにすることで、よりモチベーションや幸福度を高めることができます。
例えば、
- 充実したリフレッシュルームを設置する
- 防音設備の整った集中ルームを設置する
などです。
ブランドイメージの向上
オフィスは企業のブランドイメージを反映する重要な要素です。
新しいオフィスに移転する際に、企業のイメージや文化をしっかりとオフィスのレイアウトやデザインに反映させることができれば、ブランドイメージの向上・強化につながります。
また、取引先やビジネスパートナーはもちろんですが、就職活動で来社された方にも、プロフェッショナルな印象や信頼性をしっかりとアピールすることができるでしょう。
コスト削減と効率化
当然オフィス移転は、初期の費用や手間がかかります。しかし、長期的にはコスト削減と効率化につなげることができます。
例えば、
- より効率的な設備やシステムを導入し、光熱費や運営コストを削減する。
- テレワークが増えてスペースが無駄になっているので、必要十分なスペースがあるオフィスに移転して、家賃を削減する。
- 移転の際に備品やリース品の見直しを行ない、レンタル費や消耗品費のコストを削減する。
などが考えられます。
また、オフィスのレイアウトやプロセスの見直しによって業務効率を向上させることも可能です。
オフィス移転のデメリット
オフィス移転は企業にとって多くのメリットをもたらす機会を提供してくれますが、一方でデメリットや課題も存在します。
ここからはオフィス移転に伴うデメリットをお伝えします。
膨大な時間と費用がかかる
冒頭でもお伝えしましたが、オフィス移転は非常に大きなイベントです。
移転の目的を決めるところから、移転先の契約、現オフィスの解約、備品や什器の廃棄・購入、引越し、新オフィスのルール策定など、実にさまざまなタスクと費用が発生します。
ですので、オフィス移転を計画する際は、かかる費用をあらかじめ算出し、余裕のあるスケジュールを作成した上で進めていきましょう。
業務の効率や生産性の低下
通常業務を行ないながらオフィス移転を進めると、業務の効率や生産性が低下する場合があります。
そもそもオフィス移転は誰にとっても慣れないことであるり、イレギュラーな事態が起こりやすいものです。
加えて、システムやOA機器の移転作業を行なうことで、物理的に業務を一時的に中断しなければならない状況が生まれる可能性もあります。
あらかじめ、そういった場合を想定し、リスクを最小限に抑えられるよう対策を講じておきましょう。
従業員のストレスと離職のリスク
社員によっては、オフィス移転がストレスの要因になる可能性もあります。
慣れないオフィス環境への適応ができず、「仕事がやりにくくなった」という人もいれば、通勤手段が変わってしまったり、通勤時間が増えてしまったりという人も出てくるでしょう。
そういった方に対して、しっかりとしたアフターフォーローができなければ離職されてしまうリスクにもつながります。
テレワークを導入したり、通勤手当を支給したりと、オフィス移転をした後も、社員が快適に働ける環境づくりを目指しましょう。
オフィス移転を考える際の要注意ポイント
最後に、オフィス移転を考える際に注意してほしいポイントをお伝えします。最低限抑えていてほしいポイントなのですが、このポイントをしっかりと抑えていれば、回避できるデメリットもあります。
オフィス移転の目的を明確にしよう
オフィス移転を行う際は、移転の目的を明確にする必要があります。
移転の目的が明確であるということは、同時に現在のオフィスの課題や問題点が明確になっているということでもあります。それらを改善するために、どのようなオフィスを選定すべきか、どのような職場環境を作るべきかを判断しやすくなります。
また、目的が明確であればあるほど、全社員への説明がしやすく、かつ納得してもらいやすいと言えます。その上で、移転という大きなイベントに向かって、全員で歩幅を合わせて進むことができるでしょう。
社員の意見をしっかりと吸い上げよう
移転は、誰か特定の人やグループのためだけに行うものではありません。
ですので、可能な限り全社員の意見を吸い上げ、その意見をベースに移転の目的や計画を組み立てていきましょう。
例えば、経営陣は今のオフィスは狭すぎると考えていても、現場のメンバーは丁度よいと考えているかもしれません。
その考えのギャップはなぜ起きているのか、しっかりと明確にできるように話し合いを重ねましょう。
ギャップや認識のずれがあるままオフィス移転を実施した場合、移転後に新たな問題が発生する可能性が高いです。
オフィス移転の計画は入念に
何度もお伝えしますが、オフィス移転にはたくさんの費用とタスクが発生する大きなイベントです。
簡単に進められるとは思わず、しっかりと計画を立てましょう。準備期間には最低でも6ヶ月かかると考えていてください。
そして可能であるならば、社内でオフィス移転のプロジェクトチームを立ち上げ、そのチームが中心となり全社員で取り組みましょう。
まとめ
オフィス移転は、企業にとって、とても重要な戦略的判断です。
そして多くのメリットが存在する反面、デメリットも存在します。ですが、デメリットは移転の進め方次第で解消できるものもあります。もちろんメリットが消える場合もあります。
とにかく、オフィス移転の計画を立てる際は、慎重に検討し、十分な準備期間を設けて行いましょう。
オフィス移転が成功し、あなたの企業の成長と成功につながることを願っています。
