オフィス移転サービス利用のメリットとは？流れと業者選びのポイント

社員のモチベーションや生産性を高め、自社のイメージアップを図るために、オフィスの移転を考える企業も多いでしょう。

しかし、オフィス移転は計画の策定や複数の業者とのやり取りを要する、大がかりなプロジェクトです。自社のみで取り組むには大きな手間がかかり、業務に影響をおよぼすおそれもあるでしょう。

そのような場合には、オフィス移転サービスを活用すると問題を解決できます。

今回は、オフィス移転サービスを使うメリットや利用する際の一般的な流れ、業者選びで押さえておきたいポイントを紹介するので、ぜひ参考にしてください。

オフィス移転サービスを利用するメリット

オフィス移転には引越し作業だけでなく、移転する物件の選定や内装・レイアウトの確認、各種届出、取引先への挨拶など、さまざまな工程をともないます。また、綿密なスケジュール調整や複数の業者とのやり取りも必要です。

オフィス移転に関するやり取りや作業をすべて自社で行なう場合、大きな手間が生じます。業務に支障をきたすことも考えられるでしょう。

しかし、オフィス移転は企業のイメージや社員の働きやすさを向上させ、生産性を高められるチャンスであるため、妥協はおすすめできません。

そこで、注目されているのがオフィス移転サービスです。

オフィス移転サービスを活用した場合、複数業者とのやり取りをワンストップ化できます。また、オフィス移転に必要なあらゆるプロセスのサポートを受けることで、コミュニケーション・時間的な負担の軽減が可能です。

手間を最小限にして理想的なオフィス移転を実現できることが、オフィス移転サービスを使うメリットといえるでしょう。

オフィス移転サービス業者を選ぶ際は、以下3つのポイントを踏まえて比較・検討を行ないましょう。

オフィス移転サービスの業者は、オフィス移転を専門に扱い、実績や経験が豊富な業者を選ぶことが大切です。

実績・経験が豊富であれば、打ち合わせや作業がスムーズに進みます。また、万が一トラブルが発生した場合でも、適切な対応を期待することが可能です。

公式ホームページに掲載されている事例や写真を参考に、実績・経験が豊富かどうかを判断するとよいでしょう。

自社のオフィス移転で希望する作業を、どこまで任せられるのかをチェックすることも重要です。

代行できる範囲は業者ごとに違いがあります。業者によっては、引越し作業や原状回復工事は対応できても、レイアウトの提案は行なえないこともあるでしょう。

オフィス移転にかかわる作業全般の代行を希望する場合は、オフィス移転のコンサルタントサービスに対応しているかどうかも、確認する必要があります。

オフィス移転は、移転が済めば終了というわけではありません。

新しいオフィスで実際に仕事を行なうと、「この部分を改善したい」と感じるところが目につく場合があります。そのため、移転後の微調整や改善といった要望にも対応可能かどうかを、依頼前に尋ねておくのがおすすめです。

移転が完了したあとの使い勝手や、不具合発生のチェックなどのアフターフォローが充実した業者を選べば、オフィス移転を安心して任せられるでしょう。

実際にオフィス移転サービスに依頼する場合は、どのような流れで利用するのでしょうか。オフィス移転サービス利用の一般的な流れを紹介します。

オフィス移転サービスを専門に扱う業者に問い合わせると、担当者が現在のオフィスに訪問して現地調査を実施します。おもな調査内容は以下のとおりです。

また訪問の際は、オフィス移転に関する悩みや要望をヒアリングするのが一般的です。

移転先の物件探しを併せて依頼する場合は、要望に合った物件情報の提案を受けることが可能です。

移転する物件の決定後、オフィス移転サービスの担当者が移転プランを立てることで、移転先オフィスの内装やレイアウト、オフィスの移転スケジュールが決まります。業者によっては、オフィス家具の処分や新規購入、備品管理の代行も可能です。

また、移転プランが提案されるタイミングで、見積書の確認や契約を行なうケースが多いでしょう。

オフィス移転サービスの担当者が策定したレイアウトプランに沿って、内装工事が行なわれます。また、オフィス移転後に業務を円滑に始められるよう、以下の工事も行なわれるのが一般的です。

工事の種類	工事する設備
電気工事	照明・空調・コンセント
電話工事	電話・FAX
ネットワーク設備工事	LAN（ローカルエリアネットワーク）・WAN（ワイドエリアネットワーク）

一つひとつのオフィスに適した体制で、移転作業が実施されます。

建物の養生（傷や汚れを防ぐために保護すること）や交通誘導員の配置など、必要に応じてさまざまな工夫が行なわれるため安心です。

アフターフォローに対応している業者には、レイアウトの変更やオフィス家具のリサイクル処分などを相談できるでしょう。

オフィス移転サービスを利用すると、移転に必要な手間を軽減できます。

どの業者にオフィス移転を任せるかは、実績・経験の豊富さと代行できる作業の範囲を確認して、比較・検討することが大切です。また、アフターフォローに対応している業者を選ぶと、さらに安心できます。

オフィス移転サービスを上手に活用して、企業イメージや生産性アップにつながる新しいオフィスを実現しましょう。