オフィス移転は、会社の大きなイベントの一つです。当然ながら、たくさんの費用がかかります。しかし「具体的にどのような項目でどの程度の費用が発生するのか」ということは知らない方も多いのではないでしょうか。
もちろん、会社の規模によって費用は大きく変わってきますが、今回はそんなオフィス移転にかかる費用と相場について解説していきます。
オフィス移転は、あなたのビジネスにとって新しい章の始まりです。この重要なステップを、無駄なコストやストレスなく、成功に導くための準備を始めましょう。この記事が、あなたのオフィス移転計画の信頼できるコンパニオンとなることを願っています。
目次
オフィス移転にかかる費用の目安と種類
オフィス移転の際にかかる費用は、
・オフィス退去にかかる費用
・新オフィスに引越する際にかかる費用
・新オフィス契約にかかる費用
に大きく分けることができます。
一つずつ更に細かく見ていきましょう。
旧オフィス退去にかかる費用
| 原状回復費用（修繕費） | 退去時にオフィスを契約開始時の状態に戻すための費用。 相場：1坪あたり3～5万円程度ですが、具体的な金額は、オフィスの大きさ、使用期間、改装の程度によって異なります。 |
| 廃棄物処分費 | 不要な家具や設備の処分にかかる費用。 相場：処分する物の量や種類によって異なりますが、2トン車1台で7～8万、4トン車1台で12～15万程度です。 |
| 解約時の違約金 | もし、契約期間内に退去する場合に発生する可能性がある違約金。 相場：契約内容によって異なりますが、3ヶ月分の家賃に相当することが多いです。 |
旧オフィスから新オフィスに引越する際にかかる費用
| 各種届出作成費 | 税務署、社会保険事務所、年金事務所など関係機関へ届け出を提出。 相場：10～25万円程度。 |
| 引っ越し費 | 相場：従業員1人あたり3万円程度。 |
| 住所変更に伴う告知費 | オフィスを移転し、住所が変更となった場合に発生する作業にかかる費用。登記の変更・名刺や封筒など印刷物に記された情報の変更・クライアント含む関係各所への通達など。 |
オフィス契約にかかる費用
| 敷金（保証金） | オフィスを借りる際、ビルのオーナーに対して預ける費用。 相場：賃料の６～12か月分程度。 |
| 礼金 | オフィスを借りる際、ビルのオーナーに対して、物件を貸してくれることへのお礼として支払う費用。 相場：賃料の1～2か月分程度。 |
| 仲介手数料 | 仲介業者に紹介してもらった新オフィスを契約する際、仲介業者に対して払う費用。 相場：賃料の1～2か月分程度。 |
| 保証会社の加入費用 | 賃料の滞納があった場合、保証会社が賃料を立て替えて支払ってくれる。 相場：賃料の1～2か月分程度。 |
| 前家賃 | 契約の際、あらかじめ翌月分の賃料を支払う。 相場：賃料2か月分（入居月と翌月分）。 |
| 内装工事費 | 内装工事に関しては、デザインやレイアウト、機能にどれだけこだわるかによって金額は大きく変動。 相場：1坪10～30万円程度。 |
| 設備工事費 | 電気・空調・防災・給排水などのオフィス躯体に関する工事の費用。 相場：1坪20～35万円程度。 |
| ネットワーク工事費 | インターネットや電話などの通信機器の設置・開通にかかる費用。 相場：従業員1人あたり5万円程度。 |
| 什器・備品購入費 | 相場：従業員1人あたり5～30万円。 |
オフィス移転にかかる費用の相場をご紹介しましたが、もちろん、ここで紹介した項目以外にも、細かな費用が発生する場合もあります。逆に相場よりも安く抑えられることもあります。
たとえば什器・備品購入費などは、旧オフィスのものを流用すれば、それだけ費用を抑えられます。
ですが、費用は移転先の物件の種類、サイズ、立地、内装工事の必要性、移転する備品の量、転先での新たな設備投資によって大きく異なります。
小規模なオフィスでは数百万円程度で移転できるかもしれませんが、大規模なオフィスでは数千万円以上が必要となることもあります。
オフィス移転は、とにかく時間がかかる大きなイベントですので、しっかりと余裕あるスケジュールを引いて、丁寧に進めていきましょう。
オフィス移転費用を節約する方法
ここからは、少しでもオフィス移転にかかる費用を節約する方法やコツをお伝えします。費用面の削減は、工数の削減につながり、オフィス移転をスムーズに進めることもできるので、ぜひ参考にしてください。
オフィス移転の目的を明確にする
節約という意味だけでなく、オフィス移転をスムーズに行い、成功させるためには「何のためにオフィスを移転するのか」という目的を明確にしておくことが重要です。目的が明確になっていると、必要なスペース、必要な設備、必要なレイアウトの計画を打ち出すことができ、無駄なコストや打ち合わせなどを削減できます。
居抜きオフィスでコスト削減
新オフィスに移転すれば、一から内装工事を行うことになり、多くの費用が発生します。しかし、居抜きオフィスを利用すれば、既に内装工事がされている状態なので、既存の内装や設備を活用できれば、内装工事のコストを大幅に削減できます。
オフィスレイアウトでコスト削減
ここ数年、多くの企業でフリーアドレス制度が取り入れられています。これは、 従業員の固定席を設けず、個々人が自由な場所で働くスタイルのことです。
こうしてオフィス内のスペースを有効活用することで、オフィスの面積を縮小し、結果的に賃料を節約することに繋がります。
家具・什器レンタルでコスト削減
オフィスに設置する家具や什器にかかるコストは少なくはありません。しかし、業務上必要不可欠なものや、生産性や従業員のモチベーションを上げるために必要なものがあります。
そんな場合は、レンタルサービスやサブスクリプションサービスを活用することで初期費用を削減することができます。
また、そのようなサービスを使わない場合、旧オフィスで使用していた家具や什器を再利用したり、リサイクルショップを活用したりすることでコストを削減することが可能です。
会議室でコスト削減
最近では様々なワークスタイルが受け入れられ、自宅やコワーキングスペースなどでリモートワークをされる方も増えています。そのため、ZoomなどのWeb会議ツールを使用して、会議を行うことが格段に増え、社内にある大規模な会議室の使用頻度が減った会社も多くあるでしょう。
そのような場合は、わざわざ会議室を作らず、Web会議用の個室型ブースなどを導入することで、コストを削減できます。
オフィス移転後の運用でコスト削減
オフィスを移転する前に、オフィス移転後のオフィス運用に関する計画を立てておき、効率的な業務環境を確保しておきましょう。
オフィス移転後は、慣れない空間で業務を行うことになるので、業務効率が悪くなることも考えられます。それだけでなく移転後にやらなければならない業務（例えば、各クライアントへの告知、新しいオフィスのルール策定・告知）もあるはずです。
ですので、事前にオフィス移転後は、従業員各員がどのような動きをするのかなど担当を決めておくと、スムーズかつ余計なコストを発生させずに業務に臨むことができるでしょう。
まとめ
オフィス移転は、企業の成長や変化に伴う重要なステップですが、これには様々な費用が伴います。事務所の広さ、契約内容、従業員数、内装工事の有無などによって大きく変動しますが、主な費用には、原状回復、新事務所の契約、工事、備品・家具の購入、引越し、各種手続きなどが含まれます。
これらを一人で進めようとすると、莫大な時間だけでなく余計なコストもかかってしまいます。オフィス移転は、会社とそこで働く従業員の行く末を決めるといっても過言ではない大きなイベントです。余裕あるスケジュールをひいて、従業員はもちろん、各専門家と協力しながら時間をかけて進めましょう。
