オフィス家具をレンタルするメリット・デメリットとは？レンタルサービスを選ぶポイント

オフィスの移転や新しい設備の導入を検討している方のなかには、「できる限り費用を抑えたい」と考えている方も少なくないでしょう。

費用を抑えつつ働きやすい環境に整えたいなら、「オフィス家具のレンタルサービス」を検討してみてはいかがでしょうか？

この記事では、オフィス家具をレンタルするメリット・デメリットを紹介します。併せて、レンタルサービスを選ぶ際のポイントも解説していますので、オフィス移転や新しいオフィス家具・設備の導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

オフィス家具をレンタルするメリット

オフィス家具のレンタルサービスとは、利用料金を支払うことで、一定期間職場に必要な家具や設備をレンタルできるサービスを指します。このサービスの利用により、以下のようなメリットを期待できます。

オフィス家具や設備をすべて新品で購入しようとすると、高額な費用がかかってしまうだけでなく、不要になった家具などの処分にも費用・手間がかかってしまいます。

その点、オフィス家具のレンタルは初期費用を比較的抑えることが可能です。加えて、家具の管理や処分もサービス提供側が行なうため、手間もかかりません。

また、サービスによっては家具のレンタル期間や、借りる家具の種類・数などを自由に決められます。そのため、「必要な時だけ家具・設備を使いたい」「途中で家具の数を減らしたい・増やしたい」などの希望も叶えやすいでしょう。

レンタルサービスでは、選べる家具の選択肢が多いことや、インテリアコーディネートを受けられることもあります。レンタルサービスを利用して快適かつおしゃれなオフィスに仕上げることで、働く社員のモチベーションアップが期待できるでしょう。

オフィス家具のレンタルサービスには、さまざまなメリットがある反面、以下のようなデメリットがあります。

レンタルサービスは、2年以内などの短期利用を想定した料金設定となっているプランも少なくありません。その場合は、長期間利用すると定価購入よりも費用が高くなってしまうおそれがあります。

また、サービスによっては対応地域が限られ、対応地域外のオフィスでは利用できないことがある点に注意しましょう。

レンタルサービスを利用する際は、サービス提供元が提示するラインナップのなかから家具を選択します。そのため、サービスやプランによっては、希望のブランドやデザインがないことも考えられるでしょう。

次に、オフィス家具のレンタルサービスを選ぶ際に注目すべき、4つのポイントについて解説します。レンタルサービスの利用を検討している方は、以下の4つのポイントをチェックしたり、比較検討したりするとよいでしょう。

オフィス家具のレンタルサービス形態には、サブスクリプションやリースなどの種類があります。サービスを選ぶ際は、あらかじめそれぞれの特徴や違いを把握しておくとよいでしょう。

例えば、サブスクリプションサービスは、基本的に1日～2年以内程度の短期間の利用を基準としており、必要な家具や設備を必要な期間だけ借りられるのが特徴です。

一方のリースサービスは、基本的に2年以上の中・長期間の利用を基準としており、年単位での利用を検討している場合は更新の手間なく家具を使用できることがあります。

したがって、より柔軟に利用期間を設定したい場合はサブスクリプション、長期間利用したい場合はリースを選択するのがおすすめといえるでしょう。

サービスによって、レンタル可能な家具や設備の種類は異なります。そのため、事前に複数のサービスで家具・設備のラインナップをチェックし、オフィスの雰囲気や希望に沿うものがあるか、比較検討するとよいでしょう。

また、新品・中古を選択できるかどうかも、チェックするのがおすすめです。新品を選べば高級感のある家具や最新機能の設備が利用でき、中古の場合はレンタル費用を抑えられます。

サービスの利用料金は、月額料金やリース料金はもちろん、配送料や家具の組み立て費用、保証金、回収費用なども併せてチェックするとよいでしょう。また、サービスの最低利用期間が決められている場合には、違約金の有無も確認しておくと安心です。

さらに、利用期間により費用が高くなるデメリットを避けるためには、契約期間と費用の総額をチェックし、家具の定価を超えていないかどうかをチェックすることも大切です。

万が一、レンタルした家具が破損してしまった場合に備え、破損時の対応についても確認しておくとよいでしょう。動産保険やメーカー保証などがプランに含まれていれば、破損した際に修理・交換ができます。

ただし保険や保証サービスは、災害時や不注意での破損、過失のない故障に限るなど、対象となる破損の条件が細かく決められている場合があります。そのため、契約前にしっかりと条件をチェックしておきましょう。

オフィス家具のレンタルサービスには、初期費用を抑えつつ社員のモチベーション向上につながる職場環境へと整えられるなどのメリットがあります。ただし、利用期間しだいではかえって費用がかかってしまう点や、サービスによって選べる家具が限られる点には注意が必要です。

そのため、オフィス家具のレンタルサービスは、利用料金や借りられる家具・設備の選択肢、破損時の対応などをチェックしながら選ぶことをおすすめします。サービスを上手に活用できれば、より快適な職場環境の構築につながるでしょう。